Quy trình là gì, tự xây hay thuê ngoài?
Quy trình là phương pháp để hoàn thành một công việc, thường là tập hợp các bước thực hiện theo thứ tự. Trong doanh nghiệp, tập thể, mỗi cá nhân có kiến thức, kỹ năng trình độ khác nhau nên Quy trình giúp cho người thực hiện công việc biết rằng họ phải tiến hành nghiệp vụ theo những bước nào, làm ra sao và đạt kết quả như nào, tránh trường hợp làm đi làm lại vẫn không đúng.
Về cơ bản thì khi đưa doanh nghiệp vào hoạt động mà bạn cảm thấy chỗ nào chưa ổn thì chỗ đó sẽ cần xây dựng quy trình. Và nên nhớ một điều quy trình mỗi doanh nghiệp là khác nhau, vậy cho nên người xây quy trình phải là người trực tiếp quản lý vận hành, hoặc nếu có thuê chuyên gia thì chuyên gia đó phải là người đã từng triển khai quy trình đó cùng ngành nghề lĩnh vực. Chứ cứ thuê master quy trình nhưng chưa có kiến thức gì về ngành nghề của mình thì fail là chắc.
Làm thế nào để xây quy trình
Đầu tiên bản thân phải hiểu rõ doanh nghiệp mình đang vận hành như thế nào, các bộ phận nào, dòng chảy công việc (workflow) đang diễn ra sao. Quan sát nhân sự, từng phòng ban ngắm nghía, cần nắm được từng nhịp thở trong DN 1 cách thật rõ.
Sau đó vẽ thô từng quy trình ra, các bước từ đầu, rằng đầu tiên thế này rồi sau đó ra sao, nếu thì, các trường hợp xảy ra thì giải quyết thế nào… Mọi thứ cứ vẽ chi tiết 1 cách đơn giản và thô sơ nhất, nghĩ đủ mọi vấn đề có thể xảy ra khi hoạt động diễn ra. Sau khi kết nối các bước lại với nhau rồi thì sắp xếp lại sửa sang cho rõ ràng từng mục, mỗi hoạt động lại có 1 quy trình riêng.
Khi bắt đầu áp dụng phải theo sát để xem quy trình hoạt động có vấn đề gì không, vừa xem vừa nghe phản hồi. Có những quy trình mình thấy ok nhưng mang ra thực tế áp dụng thì lại không ổn, cần sự đóng góp, cải tiến của cả tập thể, những người trực tiếp thực hiện quy trình.
Và quan trọng là đã áp dụng quy trình là phải THỰC HIỆN CHO BẰNG ĐƯỢC. Việc xây dựng quy trình là MUST DONE, đừng để quy trình chỉ ở trên giấy.
Những sai lầm hoặc lưu ý
- Quy trình phải dễ hiểu, dễ thực hiện. Dễ ở đây là nói cách triển khai, ví dụ quy trình nhập liệu thông tin khách hàng phải đơn giản rõ ràng, chứ đừng bắt người thực hiện nhập liệu nhập bằng tay, xong sau đó lại nhập lại bằng file excel… như vậy là đã làm cồng kềnh công việc lên và tốn thời gian.
- Áp dụng công nghệ để hỗ trợ triển khai quy trình tốt hơn. SME nguồn lực ít ban đầu nên áp dụng những công nghệ đơn giản như Google Docs, Sheet… Sau này có ngân sách thì có thể thuê phần mềm quản lý… Nếu như ngân sách không đủ lớn và người triển khai quy trình không biết nhiều về công nghệ chớ vội mà thuê team out source code phần mềm riêng, vừa tốn kém tiền bạc, thời gian mà chưa chắc đã dùng được. Đợi fix xong lỗi chắc doanh nghiệp phá sản mẹ rồi.
- Quy trình cần được hướng dẫn chi tiết, đào tạo định kỳ. Cần hệ thống hóa thành văn bản/ video…
- Không ngừng quan sát để cải tiến quy trình liên tục đến khi nào thấy ổn và phù hợp nhất thì thôi.
- Mỗi doanh nghiệp sẽ có các quy trình phù hợp cho riêng mình vì các doanh nghiệp sẽ khác nhau về nguồn lực, nhân sự… cho nên đừng dại bê nguyên quy trình bên khác về áp dụng.
Thực ra SMEs khoảng thời gian đầu thì kiếm tiền là quan trọng nhất, nhưng nếu chỉ cắm đầu vào để kiếm lợi nhuận mà ko quan tâm đến quy trình các bộ phận thì sẽ không thể nào lớn được. Quy trình là điểm khác biệt rõ nhất giữa 1 bộ máy vận hành chuyên nghiệp và nghiệp dư. Song song việc kiếm lợi nhuận để tồn tại thì cần xây dựng quy trình song hành từ từ từng bước, từng bước.
